6 dokumentų valdymo programinė įranga, skirta pagerinti biuro efektyvumą

Debesų saugojimo atsiradimas teisingai pašalino stresą tvarkant popieriaus darbą. Taigi darbdaviai gali sutaupyti laiko ir tuo pačiu pagerinti darbo eigą. Taigi, jei norite sumažinti popieriaus dokumentų naudojimą ir pagerinti efektyvumą, esate tinkama vieta. Šiame straipsnyje pateikiamos šešios iš geriausių dokumentų valdymo programinės įrangos.

Dokumentų valdymo programinė įranga, kitaip žinoma kaip dokumentų valdymo sistemos (DMS), yra kompiuterių programos, specialiai sukurtos stebėti, racionalizuoti ir valdyti dokumentus ir darbo eigą, o pagrindiniai tikslai - sumažinti darbo krūvį ir pagreitinti darbo eigą.

Sekite šį įrašą, jei norite gauti išsamų vaizdą apie kai kuriuos geriausius dokumentus, skirtus tvarkyti dokumentus.

Kokios yra geriausios kompiuterio dokumentų valdymo programos?

1

„eFileCabinet“

„eFileCabinet“ šiandien yra pirmaujanti dokumentų valdymo programinė įranga. Ji sukurta taip, kad palengvintų saugojimo, paieškos ir bendrinimo funkcijas. Tačiau programinės įrangos funkcija viršija dokumentų valdymą, nes ji taip pat turi apskaitos ir žmogiškųjų išteklių valdymo priemones.

„eFileCabinet“ turi du palaikymo variantus: darbalaukio versiją (suderinama su „Windows 10“) ir mobiliąją versiją, specialiai sukurtą mobiliesiems įrenginiams.

Ši dokumentų valdymo programinė įranga turi funkciją, vadinamą „debesies vaizdu“, leidžiančiu vartotojams tiesiogiai kopijuoti savo failus ant debesies tiesiogiai per programinės įrangos platformą. Tokiu būdu vartotojai gali lengvai peržiūrėti ir išgauti failus per bet kurį įrenginį, jei toks įrenginys yra prijungtas prie interneto.

„EFileCabinet“ taip pat atitinka visus būtinus pramonės reikalavimus, įskaitant „SEC“, „HIPAA“, „FINRA“ ir kitus standartinius reikalavimus.

Be to, programinė įranga puikiai veikia su „SecureDrawer“, unikalia dalijimosi funkcija, kuri naudojama kaip failų pasidalijimo platforma tarp jūsų ir jūsų klientų. Ji gali integruoti vientisai su įvairiomis trečiųjų šalių programomis, pvz., „MS Outlook“, saugus el. parašas, skaitytuvai, spausdintuvai ir kt.

Lastl, . „eFileCabinet“ dokumentų valdymo programinė įranga siūlo tiek internetines, tiek patalpas. Programinė įranga siūlo dviejų savaičių nemokamą bandomąją versiją naujiems naudotojams, po to jie gali užsisakyti užmokestį, kurio pradinė kaina yra 15 JAV dolerių.

Atsisiųskite „eFileCabinet“

2

OpenKM

OpenKM, be abejo, yra viena iš populiariausių dokumentų valdymo programinės įrangos rinkoje. Tai labai įvairialypė įmonės lygio valdymo programinė įranga, sukurta vykdyti biuro užduotis, pradedant nuo dokumentų valdymo iki darbo eigos automatizavimo iki administracinių funkcijų.

Įrankis yra specialiai sukurtas „Windows“ kompiuteriams. Tačiau ji taip pat gali būti prieinama per daugybę kitų darbalaukio operacinių sistemų, tokių kaip „Linux“.

Iš esmės dokumentų tvarkymo programinė įranga turi dinaminį modulių rinkinį, kuris valdo visas programinės įrangos valdymo operacijas. Kai kurie iš šių modulių yra: elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas, elektroninis parašas, kriptografija (failų šifravimui ir iššifravimui), brūkšninis kodas, pašto archyvas ir kt.

Be to, programinės įrangos lanksti konstrukcija leidžia sklandžiai integruoti atitinkamus biuro įrankius, pvz., „AutoCAD“, „WordPress“, „Google“ diską, „Microsoft Office“ ir kt. Jame taip pat yra įjungiama autentifikavimo sistema, kuri gali būti prijungta prie išorinių duomenų bazių ar serverių, tokių kaip SQL, Oracle, MySQL ir keletas kitų.

Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, naudotojams suteikiama galimybė racionalizuoti visą darbo eigą, kad būtų pagerintas efektyvumas. Todėl daugelis tokių dokumentų valdymo programinės įrangos mato kaip daugiau projektų valdymo programinės įrangos, nei paprastas dokumentų tvarkytojas.

„OpenKM“ siūlo du pagrindinius planus naujiems vartotojams: „ OpenKM Community“ ir „ OpenKM Professional“ . Pirmasis yra prieinamas nemokamai (su ribotomis funkcijomis), o pastarasis su galingesnėmis funkcijomis yra mokamas planas, kurį siūlo citata (pasirinktinė kaina).

Norėdami gauti daugiau informacijos apie programinės įrangos ir atsisiuntimo reikalavimus, prisijunkite prie „OpenKM“ atsisiuntimo svetainės.

Atsisiųskite OpenKM

3

Templafy

„Templafy“, be abejo, šiandien yra viena geriausių dokumentų valdymo programinės įrangos. Tai visapusiškas įrankis, skirtas efektyviai saugoti, gauti ir bendrinti biuro dokumentus. Tai debesis pagrįsta platforma, kuri palaiko visas kompiuterinių sistemų ir mobiliųjų įrenginių formas.

Siekiant patogumo, taip pat yra skirtos darbalaukio („Windows“) ir išmaniųjų telefonų (mobiliųjų programų) versijos.

Iš esmės „Templafy“ palengvina failų saugojimą ir bendradarbiavimą komandoje, pašalindama įprastą, nesutapytą, skirtingų platformų darbo procesą.

Dokumentų valdymo programinė įranga supaprastina visas pagrindines darbo vietos priemones, ypač dokumentų kūrimo priemones, pvz., MS Office, vienoje platformoje, taip suteikdama jums vieningą darbo eigą.

Be to, „Templafy“ turi gana navigacinę sąsają, todėl ji idealiai tinka žemos technologijos darbo aplinkoje, nes kiekvienas komandos narys gali pateikti grįžtamąjį ryšį, dalintis failais ir kurti neįsivaizduojamus dokumentus.

Visi šie kanalai yra nukreipiami per vieną pašarą, o jį prižiūri administratorius (darbdavys), kad būtų užtikrintas kiekvienas reikalavimas ir kokybės standartas.

Galiausiai, kaip ir dauguma patvarių įrankių, „Templafy“ nėra pigus. Tiesą sakant, tai patogiai viena iš brangiausių dokumentų valdymo programinės įrangos rinkoje. Jis yra prieinamas fiksuotu 355 USD per mėnesį. Tačiau iki nemokamo prenumeratos yra nemokamas bandomasis laikotarpis. Jei norite gauti daugiau informacijos, apsilankykite jų oficialioje svetainėje.

Parsisiųsti Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, „ SutiSoft “ produktas, yra viena iš plačiausių dokumentų valdymo programinės įrangos rinkoje. Jame yra daugybė priemonių, leidžiančių tvarkyti ir organizuoti dokumentus, dalintis failais, tvarkyti įrašus ir pagerinti komandos bendradarbiavimą.

Tai internetinė, internetinė programinė įranga, palaikoma tiek darbalaukyje, tiek mobiliuosiuose įrenginiuose.

Be to, „SutiDMS“ yra daugiafunkcinių įrankių rinkinys, kurį sudaro modifikuojamas prietaisų skydelis, dokumentų biblioteka, OCR dokumentų surinkimas, daugialypės integracijos (su „MS Outlook“, „Gmail“ ir „Yahoo Mail“), failų sujungimas, dokumentų archyvavimas ir saugojimas, elektroninis parašas ir forumai tarp kitų.

Programinė įranga iš esmės tarnauja kaip galutinis saugojimas, kuriame galite saugoti visus savo dokumentus, o jo internetinė funkcija užtikrina, kad bet kuriuo metu galite pasiekti ir gauti dokumentus.

Nepaisant to, ši dokumentų tvarkymo programinė įranga siūlo įmonės kainodarą, kuri yra prieinama pagal kainą.

Yra du žemesni planai: „ Premium“ planas ir profesionalus planas . Profesionalus planas skirtas ne daugiau kaip 10 naudotojų ir yra prieinamas 18 JAV dolerių vienam vartotojui (per mėnesį). Kita vertus, „Premium“ planas skirtas vidutinio dydžio organizacijai, turinčiai mažiau nei 500 darbuotojų, ir tai yra 20 JAV dolerių vienam vartotojui (per mėnesį).

Atsisiųskite SutiDMS

5

„FileHold“

„FileHold“ yra visiškai integruotas dokumentų valdymo sprendimas, kuris apima įvairias funkcijas, skirtas vartotojams teikti centralizuotą saugojimo ir supaprastinto darbo procesą. Programinė įranga yra viena iš nedaugelio dokumentų valdymo programinės įrangos, kuri yra specialiai skirta „Windows 10 PC“ ir kitoms „Windows“ versijoms (7/8 / 8.1). Nepaisant to, jį galima pasiekti per interneto naršykles Linux ir Mac kompiuteriuose.

Programinės įrangos funkcijos suskirstytos į „standartinį“, „neprivalomą“, „pasirinktinį“ ir „dokumentų nuskaitymą ir vaizdavimą“. Kai kurios iš šių funkcijų apima metaduomenų surinkimą (dokumentų žymėjimą), kalendorių, elektronines formas, el. Parašą, OCR (serverio pusę), automatinį užpildymą, „SmartSoft“ surinkimą ir kt.

„FileHold“ taip pat talpina galimybę integruotis su trečiosios šalies programine įranga, pvz., MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint ir kt. Visa tai palengvina failų saugojimą, paiešką ir dalijimąsi, taip pat darbo eigos koordinavimą.

Galiausiai „FileHold“ siūlo du pagrindinius kainodaros planus; „FileHold Express“ ir „FileHold Enterprise“. „Express“ planas skirtas mažoms įmonėms, kuriose dirba mažiau nei 20 darbuotojų, o „Enterprise“ planas idealiai tinka didesnėms organizacijoms ar komandoms, kuriose yra daugiau nei 20 narių.

Tačiau abiejų planų prenumeratos tarifai galimi tik citatos būdu. Galite išsiųsti el. Laišką į „FileHold“ pardavimų komandą, kad gautumėte citatos už savo verslą.

Atsisiųskite „FileHold“

6

„M-Files“

„M-Files“ yra viena iš geriausių šiandienos dokumentų valdymo programų. Tai yra svarbiausia funkcijai „dubliavimo analizė“, kuri skirta apsaugoti vartotojus nuo dokumentų dubliavimo. Tai debesis pagrįsta DMS; todėl jis yra palaikomas tiek staliniuose kompiuteriuose, tiek mobiliojo ryšio platformose.

Taip pat yra numatytos darbalaukio versijos („Windows 10 / 8.1 / 8/7“), taip pat mobiliosios programos pasirinktiems mobiliesiems įrenginiams.

Be to, ši „Windows 10“ dokumentų valdymo programinė įranga talpina organizuotą saugyklą, kurioje dokumentai yra tinkamai organizuojami ir išsaugoti. Jis analizuoja dokumentų paiešką, koreliuodamas failų pavadinimus su kitais susijusiais rodikliais, pavyzdžiui, datomis ir projektais. Todėl programinė įranga gali lengvai pašalinti dublikatus.

Be to, vieninga platforma palengvina darbo vietų efektyvumą, gerindama užduočių priskyrimą (nuo darbdavio iki darbuotojų), užduočių vykdymą ir pristatymą (nuo darbuotojų iki darbdavio). Galutinis rezultatas - geresnis našumas.

Be to, M-Files yra lanksti DMS, kurią galima lengvai integruoti su tokiais įrankiais kaip MS Office ir daugybė CRM įrankių, tokių kaip Salesforce. Tai idealiai tinka beveik visų tipų įmonėms. Taip pat siūlomos trys pagrindinės diegimo parinktys, įskaitant patalpas, debesys ir hibridas (kartu).

„M-Files“ siūlo vieno mėnesio nemokamą bandomąją versiją naujiems vartotojams, po to jie gali lengvai atnaujinti į įmonės planą, kurį siūlo citata.

Atsisiųskite M-Files

Išvada

Šiandien visame pasaulyje mažėja popierinių dokumentų naudojimas, daugelis organizacijų, mokyklų ir valdžios institucijų pirmenybę teikia popieriaus saugojimo patogumui popierinių failų ir aplankų sudėtingumui.

Todėl yra nuolatinis standartinių ir ilgalaikių dokumentų valdymo programinės įrangos poreikis. Atsižvelgdami į šį poreikį, mes sukūrėme keletą geriausių dokumentų valdymo programinės įrangos rinkoje, kad palengvintume jūsų sprendimų priėmimą, kaip DMS naudojasi jūsų verslui.

Rekomenduojama

Nustatykite „Windows 10“ klaidos kodą 0xc0000034 su šiais sprendimais
2019
Kaip nustatyti nuotolinio darbalaukio licencijavimo protokolo klaidą
2019
7 geriausios „YouTube“ SEO programinės įrangos vaizdo įrašams reitinguoti
2019